Verwaltung bringt keinen Umsatz.
Also soll sie auch keine Zeit kosten.

Einen klar abgegrenzten Ablauf aus Ihrem E-Mail- oder Anfrageeingang: ein definiertes Ergebnis, bis zu drei bereits vorhandene und technisch zugängliche Systeme – ohne eigene Schnittstellenentwicklung und ohne Eingriffe in geschlossene Fachsoftware. Zum Beispiel: Anfragen werden sortiert, die Daten übernommen und ein Antwortentwurf erstellt, den Sie freigeben. Was darüber hinausgeht – verzweigte Abläufe, Fachsoftware, mehrere Ergebnisse – sage ich Ihnen im Erstgespräch und nenne den Preis dafür. Sie erfahren das vorher, nicht bei der Rechnung.

Weil dort in fast jedem Betrieb die meiste Zeit liegt und der Nutzen sofort sichtbar wird. Angebote, Belege, Berichte oder Protokolle lassen sich genauso automatisieren – sie sind nur selten der beste erste Schritt. Wenn bei Ihnen etwas anderes drückt, machen wir das; es wird dann nach Aufwand kalkuliert.

Zwei Posten, getrennt: Die Einrichtung zahlen Sie einmal zum Festpreis. Die Lizenz für die eingesetzte KI läuft auf Ihren Namen und wird direkt beim Anbieter bezahlt – für einen kleinen Betrieb üblicherweise ein niedriger zweistelliger Betrag im Monat pro Person. Den genauen Betrag nenne ich Ihnen im Angebot, damit Sie ihn kennen, bevor Sie zusagen.

Bei den meisten Prozessen gar nicht, weil Sie am Ende freigeben – der Antwortentwurf ist fertig, Sie lesen ihn und schicken ihn ab. Wo die KI direkt mit Kunden spricht, etwa im Chat oder am Telefon, sagt sie es von selbst. Seit dem EU AI Act ist das auch vorgeschrieben, und ich richte es entsprechend ein.

Bevor irgendetwas live geht, bekommen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO – samt vollständiger Liste aller beteiligten Dienste mit deren Standorten und Zwecken. Sie sehen also schriftlich, wo Ihre Daten verarbeitet werden, bevor Sie unterschreiben. Gesprächsaufzeichnungen schalte ich standardmäßig ab: Gespeichert wird nur die Zusammenfassung, und auch die nur so lange, wie Sie es festlegen.

Das ist der Normalfall. Sie installieren nichts und bedienen nichts. Sie bekommen Nachrichten aufs Handy wie von einem Mitarbeiter, und wenn etwas geändert werden soll, schreiben Sie mir per WhatsApp oder E-Mail.

Ja, das ist der Normalfall. Ich arbeite mit Betrieben in ganz Österreich und Deutschland, und die Zusammenarbeit läuft ohnehin über Video, Telefon und geteilte Unterlagen. Bei der Einrichtung gibt es nichts, wofür ich vor Ort stehen müsste. Für Einschulungen komme ich auf Wunsch, nötig ist es nicht.

Damit ist zu rechnen – das ist keine Schwäche des Systems, sondern normal: Schnittstellen ändern sich, Zugänge laufen ab, Sprachmodelle werden umgestellt. Mit Betreuung merke ich das vor Ihnen und richte es, ohne dass Sie etwas tun. Ohne Betreuung melden Sie sich, und ich richte es nach Aufwand zu 120 € pro Stunde. Alles ist dokumentiert und die Zugänge gehören Ihnen – auch ein anderer Dienstleister könnte übernehmen.

Für den ersten Auftrag nicht. Sobald mehr als zwei Abläufe laufen und Sie sich darauf verlassen, wird sie sinnvoll – dann merke ich es, wenn sich etwas ändert, und nicht Sie. Wer selbst ein Auge darauf hat, kommt auch ohne aus und meldet sich bei Bedarf. Ich sage Ihnen ehrlich, wann der Punkt erreicht ist.

Ein Pilot ist üblicherweise innerhalb einer Woche umgesetzt – sobald alle Zugänge und Unterlagen vorliegen. Genau daran hängt es meistens: Der längste Teil ist nicht die Technik, sondern dass Beispiele, Textvorlagen und Zugriffe zusammenkommen. Drei Prozesse brauchen drei bis vier Wochen.